Issu de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative à la formation professionnelle tout au long de la vie et au dialogue social, le Droit individuel à la formation (DIF) est sur le point de fêter son sixième anniversaire. Pourquoi est-ce important ? La conséquence directe de cet anniversaire est que la plupart des salariés vont voir leur crédit d’heures de formation atteindre sa limite, celle des 120 heures. Ainsi, les entreprises et les directions des ressources humaines vont voir affluer de nombreuses demandes de formation, qu’elles seront parfois obliger de financer, ce qui risque de faire exploser leurs budgets. Détails.

Véritable droit reconnu au salarié, le droit individuel à la formation (DIF) a pour objectif de lui permettre de se constituer un crédit d’heures de formation de 20 heures par an, cumulable sur six ans dans la limite de 120 heures. Bien que la mise en œuvre du DIF nécessite l’accord de l’employeur sur le choix de l’action de formation, l’utilisation des heures acquises est à l’initiative du salarié. Sachant que certains salariés, avec une ancienneté d’au moins six ans et  n’ayant jamais utilisé leurs heures de DIF auparavant, vont commencer à perdre des heures cette année, les demandes de formation risquent de se multiplier rapidement.

Même si l’employeur a la possibilité de refuser le DIF d’un salarié pendant deux exercices consécutifs, l’entreprise devra tôt ou tard financer ces heures de formation. Et c’est là qu’est le problème. Beaucoup, si ce n’est la quasi-totalité, des entreprises n’ont pas anticipé cela et n’ont pas provisionné les sommes correspondantes. Or, les sommes en jeu sont énormes : prenons l’exemple d’une PME de 50 personnes, dont le compteur moyen de DIF par salarié est de 60 heures avec des heures de formation à 80 euros, cela donne un budget de 240.000 euros !

L’importance du phénomène est telle que la Cour des comptes a estimé dans son rapport annuel du 4 février 2009 relatif aux dispositifs de formation à l’initiative des salariés, que « si tous les salariés du secteur privé capitalisaient leurs heures pour ne les utiliser comme ils en ont la possibilité qu’au bout de six ans, la charge potentielle cumulée pour les entreprises atteindrait 77 milliards d’euros ». Du côté de la fonction publique, la « charge cumulée s’élèverait à 33 milliards d’euros ».

Comment en est-on arrivé à ce stade ?

Lorsque l’on parle de Droit Individuel à la Formation (DIF), on s’adresse à deux types de salariés : ceux qui se forment et les autres, très nombreux, qui n’y ont pas recours. Non pas qu’ils ne souhaitent pas utiliser leur DIF, mais ils connaissent mal le fonctionnement de ce dispositif. C’est ce qu’à rappeler la dernière enquête Demos à l’occasion des Trophées DIF le 18 mars dernier.

Menée d’octobre 2009 à mars 2010 auprès de 1.800 salariés, cette enquête nous apprend que même si le DIF est connu, ou du moins identifié, par quasiment tous les salariés (environ 95%), son fonctionnement reste assez opaque pour la plupart d’entre eux. Par exemple, environ 10 % des salariés interrogés pensent que le DIF est réservé aux cadres. De la même façon, près d’un salarié sur deux ignore que son entreprise peut lui refuser sa demande de DIF, ignore qui finance la formation, ignore le nombre d’heures acquises au titres du DIF… Autant de freins à une utilisation régulière et réfléchie de ce dispositif.

Parallèlement, la Demos a mené son enquête du côté des entreprises afin d’analyser les pratiques de ces dernières. Cette seconde enquête montre que le pourcentage moyen de salariés qui utilisent leur DIF chaque année est proche de 20 %, tout en précisant que les refus de DIF augmentent, notamment en raison d’une méconnaissance des politiques et choix d’entreprises en matière de formation. En effet, la communication est au cœur du problème du DIF. Les résultats globaux de l’enquête montrent que le besoin d’information subsiste encore aujourd’hui, malgré les moyens mis en œuvre par les entreprises.

Comment ne pas tomber dans le piège des 120 heures ?

Même si la probabilité que tous les salariés d’une même entreprise cherchent à solder leurs heures de DIF la même année est faible, le risque financier existe bien pour les entreprises. Au-delà, c’est un risque juridique auquel sont confrontées les entreprises. En effet, dans un récent arrêt du 2 mars 2010, la Chambre sociale de la Cour de cassation a reconnu qu’il pèse sur l’employeur une obligation de veiller au maintien des capacités de ses salariés à occuper un emploi. Par conséquent, l’employeur est tenu de former les salariés.

Pour cela, la première chose à faire est de développer la communication autour du DIF afin de développer son utilisation par les salariés. A ce titre, il ne suffit pas de communiquer le nombre d’heures acquises par le salarié, mais d’expliquer clairement ce qu’est le DIF, à quoi il sert, comment les salariés peuvent l’utiliser à travers une note spécifique, à travers une communication auprès des partenaires sociaux, ou encore via une présentation en assemblée générale.

Dans le même ordre d’idée, la direction peut réaliser un catalogue de formation spécifique au DIF, afin que les salariés identifient clairement les formations auxquelles ils peuvent avoir accès. Ce dernier pourra notamment créer un « déclic » chez certains salariés et pourquoi pas développer leur appétence pour la formation. La secrétaire pourra être intéressée par une formation en bureautique ou la standardiste par une formation en langue, ce qui constitue autant de moyens de faire baisser les compteurs DIF.

Enfin, il est important de sortir d’une gestion à vau l’eau du DIF, afin de l’intégrer dans une véritable démarche de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. L’intérêt de cette démarche sera notamment d’adapter les besoins ou les souhaits du salarié en matière de formation et d’évolution professionnelle, avec les contraintes inhérentes à l’activité de l’entreprise et à sa stratégie.

Pour en savoir plus :

• Droit Individuel à la Formation : Quelle réalité pour les salariés ?

• Les pratiques d’Entreprise en matière de Droit Individuel à la Formation (DIF)