Le dossier professionnel regroupe l’ensemble des informations relatives à la vie professionnelle de chaque salarié. Ce dernier est accessible sous certaines conditions. Retour sur les règles spécifiques d’accès au dossier professionnel.

Dans le monde de l’entreprise, chaque salarié fait l’objet d’un suivi rigoureux par les services des ressources humaines. Toutes les informations relatives au recrutement, à la carrière, à la rémunération ou encore à l’évaluation des compétences professionnelles de chaque salarié sont ainsi réunies au sein d’un dossier professionnel.

Qui peut accéder au dossier professionnel ?

Selon l’article 39 de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, chaque salarié, ancien salarié ou collaborateur justifiant de son identité peut avoir accès aux données le concernant, qu’elles soient conservées sur support informatique ou sur un support papier.

En plus de ce droit d’accès, chaque salarié dispose d’un droit de copie.

Quelles sont les données accessibles ?

Un salarié peut par exemple accéder aux données relatives à :

• son recrutement ;

• son historique de carrière ;

• sa rémunération ;

• l’évaluation de ses compétences professionnelles (entretiens d’évaluation, notation).

Quelles sont les limites de ce droit d’accès ?

Ce droit d’accès est limité par la loi. Ainsi, un salarié n’a pas le droit d’accéder :

• aux données concernant la situation personnelle d’un tiers : dans ce cadre, un salarié ne pourra pas accéder à un document comportant des informations le concernant, si ce même document fait également référence à un autre salarié. Il ne pourra en obtenir qu’un extrait lorsque cela est possible ;

• aux données prévisionnelles de carrière qui n’ont par été utilisées pour prendre une décision le concernant (potentiel de carrière, classement ou « ranking »).

Par exception, la CNIL précise qu’il est possible « d’accéder aux données prises en compte pour décider d’une augmentation de rémunération, d’une promotion » ou encore d’une affectation.

Quelle est la procédure à suivre pour accéder à son dossier professionnel ?

Pour avoir accès à son dossier professionnel, le salarié doit simplement en faire la demande à l’employeur. Cette demande n’a pas à être motivée, une simple preuve d’identité étant suffisante.

Le droit d’accès peut s’exercer sur place ou par écrit. Dans le premier cas, l’employeur doit répondre immédiatement à la demande du salarié. Toutefois, s’il est impossible de répondre immédiatement à la demande sur place, l’employeur bénéficie alors d’un délai maximal de 2 mois pour cela. De même, lorsque la demande du salarié est écrite, l’employeur dispose également d’un délai maximal de 2 mois pour y répondre.

Une copie des données peut être délivrée au salarié à sa demande. Dans ce cas, l’employeur peut éventuellement lui réclamer le coût de la copie.

L’employeur peut-il refuser l’accès au dossier professionnel ?

De son côté, l’employeur a la possibilité de s’opposer aux demandes d’un salarié si ces dernières sont manifestement abusives (demandes répétitives…). Dans ce cas, l’employeur doit pouvoir démontrer le caractère manifestement abusif.

Il doit par ailleurs informer le salarié de son refus par écrit, en motivant sa décision et en informant ce dernier des voies et délais de recours à sa disposition.