Depuis le 13 mai 2009, les employeurs peuvent remettre des bulletins de paie électroniques à leurs salariés, après avoir obtenu leur accord. Les données devront être archivées pendant au moins cinq ans et leur intégrité garantie.

Promulguée au Journal Officiel du 13 mai 2009, la loi dite de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures instaure la possibilité légale de dématérialiser les bulletins de paie : « Article 26 - […] Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données [...] ».

Cette possibilité est ouverte à tous les employeurs, s'ils respectent trois conditions essentielles :

• chaque salarié doit préalablement donné son accord par écrit ;
• la transmission au salarié d'un bulletin de paie électronique doit s'effectuer dans des conditions garantissant l'intégrité des données fournies ;
  l'employeur devra conserver ces documents sous forme électronique (ou un double papier) pendant une durée d'au moins cinq ans.

Par ailleurs, la conservation de ce document électronique doit présenter des garanties contre toute altération ou falsification. Ainsi, l'employeur devra se doter d'un véritable « coffre-fort électronique», autrement dit d'un système d'archivage informatique protégeant l'accès aux documents qui y figurent et empêchant leur modification.

Des économies en perspective ?

Pour les entreprises et les administrations, la dématérialisation des bulletins de paie devrait permettre de générer des économies conséquentes. En effet, selon la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC), plus de 200 millions de bulletins de paie sont établis chaque année, ce qui représente un poste de dépense important dans l'entreprise : coût de la main d'œuvre, coût des impressions, de la mise sous pli, des envois postaux... Selon Jonathan Benhamou, président de Novapost, la dématérialisation permettrait aux entreprises de réaliser chaque année une économie de 145 millions d'euros.

Cependant, le recours aux « e-bulletins » n'engendre pas uniquement des économies, puisque l'entreprise devra faire appel aux services d'un prestataire dans la mise en place et la gestion d'un coffre-fort électronique. A ce titre, cette solution n'est pas sans risque (pertes de données, problèmes de sécurité sur le serveur, évolutions des formats informatiques...). Le meilleur moyen de conserver les documents reste donc l'archivage d'une version papier, ce qui remet partiellement en cause l'argument économique. En revanche, la dématérialisation des bulletins de paie s'intègre parfaitement dans une politique de développement durable au niveau de l'entreprise. Elle met en avant l'éco-responsabilité de l'entreprise, ce qui est favorable pour son image de marque et très à la mode à l'heure actuelle.

Malgré ces points positifs, la réticence des salariés à l'égard des bulletins de paie électroniques reste importante. C'est ce que démontre une étude Opinion Way – Novapost de février 2009, dans laquelle on apprend que seulement 1 salarié sur 2 se dit intéressé par la dématérialisation de son bulletin de paie. L'étude fait apparaître que les principales réticences des salariés qui ne se déclarent pas intéressés sont les suivantes :

• la crainte que le prestataire ou le serveur ne disparaissent avant la fin de leur carrière ;

• la confidentialité et la validité des documents sous format électronique ;

• la crainte de ne plus pouvoir accéder aux documents en cas de changement d'employeur.