Qu’il s’agisse du secteur public ou privé, il est recommandé aux employeurs d’anticiper la survenue d’une pandémie grippale en élaborant un plan de continuité d’activité (PCA). La mise en place d'un PCA doit permettre de limiter les conséquences de la pandémie tant au niveau sanitaire qu'au niveau économique. Ainsi, le but du PCA est double puisqu'il vise à assurer la continuité de l'activité et la sécurité des salariés. L'importance de ce document s'avère donc critique face au risque de pandémie grippale. Mais que doit prévoir précisément ce plan ?

Qui participe à l'élaboration du PCA ?

L'élaboration d'un PCA relève de la responsabilité de l'employeur et plus généralement de la direction générale de l'entreprise. En pratique, le PCA sera le fruit d'une démarche collective intégrant tous les acteurs clés de l'entreprise au sein d'une cellule de crise spécifique.

Seront ainsi présents au sein de cette cellule de crise : le chef d'entreprise, la direction des ressources humaines, un représentant de la direction financière, un représentant de la direction commerciale et un représentant de la direction juridique.

D'autres collaborateurs seront également consultés dans l'élaboration du PCA. Il s'agit notamment des institutions représentatives du personnel, du service de santé au travail, des syndicats et des autres partenaires en interdépendance avec l'entreprise.

L'intérêt de cette démarche collective est d'intégrer un maximum de collaborateurs, afin d'anticiper au mieux les évolutions possibles de l'activité de l'entreprise tout en facilitant l'acceptation du projet et sa mise en œuvre future.

Que doit contenir le PCA ?

Dans le cadre du PCA, l'employeur doit évaluer les conséquences prévisibles de la pandémie sur l'activité habituelle de l'entreprise. Pour ce faire, il doit se baser sur le taux d'absentéisme évalué par le plan national (de 20 à 30%) et sur plusieurs scénarii allant d'un faible taux d'absentéisme à la fermeture complète de l'entreprise.

Il doit en outre tenir compte des conséquences de la pandémie sur les partenaires extérieurs (clients, fournisseurs, sous-traitants...) qui auront un impact sur le fonctionnement de l'entreprise (difficultés d'approvisionnement, de stockage, de transport...).

Pour chaque scénario de crise, il sera nécessaire d'identifier et de hiérarchiser les missions de l'entreprise selon trois catégories : les missions qui devront être assurées en toutes circonstances, celles qui pourront être interrompues pendant une à deux semaines, et enfin celles qui pourront être interrompues de 8 à 12 semaines.

Parallèlement, les ressources nécessaires à la continuité des activités indispensables devront être évaluées. Le plan doit ainsi lister les moyens humains nécessaires (en termes d'effectifs et de compétences), les moyens matériels et financiers, le besoin de stocks complémentaires...

Le but de cette opération est d'identifier les fonctions critiques au sein de l'entreprise, et de prévoir les remplacements qui devront se faire impérativement en tenant compte de la formation et des compétences que requiert chaque poste. C'est pourquoi, une réorganisation des postes doit être prévue dans le PCA en cas de pandémie.

Cette réorganisation doit tenir compte de toutes les contraintes inhérentes à l'activité de l'entreprise : possibilité de suppléance pour les postes essentiels, état des compétences, nécessités de formations complémentaires, rémunérations des salariés, nombre de jours de congés disponibles, aménagements spécifiques du temps de travail, possibilité de recourir au télétravail... 

Outre la nécessaire réorganisation de l'activité, le PCA doit également comprendre un volet protection et information des salariés. Ce volet doit prévoir la façon dont les mesures d'hygiène s'appliquent dans l'entreprise, ainsi que la liste des personnels les plus exposées (hôtesses d'accueil, commerciaux, livreurs...). Il convient également de déterminer les équipements nécessaires à la poursuite de l'activité et d'informer les salariés sur la maladie, les règles d'hygiène à respecter et sur l'utilisation des masques de protection.

Enfin, le plan doit intégrer un volet consacré aux conditions de retours à la normale dans l'entreprise. Cette dernière devra effectivement résorber les retards accumulés au cours des semaines de ralentissement ou d'interruption de l'activité, ce qui nécessitera une organisation spécifique lors de l'après-pandémie.

Quelles sont les étapes clés pour bâtir un PCA ?

Afin de réussir l'élaboration de votre PCA, vous devez impérativement suivre certaines étapes clés :

1. Composer une équipe projet intégrant un maximum d'acteurs et de compétences clés de l'entreprise, avec à sa tête une personne responsable de l'élaboration et de la mise à jour du PCA.

2. Préserver l'activité en assurant les missions et la continuité des fonctions de l'entreprise :

• anticiper les conséquences de la pandémie sur l'activité ;

• identifier les fonctions stratégiques à maintenir quelle que soit la situation ;

• identifier les fonctions qui peuvent être interrompues durant la vague de pandémie ;

• estimer votre niveau de dépendance par rapport à vos partenaires économiques (fournisseurs, sous-traitants, clients...).

3. Identifier les ressources humaines nécessaires à la continuité de l'activité de l'entreprise :

• déterminer les compétences clés et les formations requises à mettre en place ;

• aménager les horaires et considérer les possibilités de travail à distance ;

• adapter les modes de communication au sein de l'entreprise (limiter les réunions et les entretiens, privilégier les échanges de mail...).

4. Assurer la reprise de l'activité en anticipant l'après-pandémie :

• favoriser le transfert d'information entre les membres du personnel ;

• organiser le retour progressif au mode de fonctionnement habituel de l'entreprise.