Les avantages en nature sont des biens ou services fournis par l'employeur au salarié pour son usage privé, à titre gratuit ou moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur. Ils s'ajoutent à la rémunération en espèces pour le calcul des cotisations de sécurité sociale. Certains de ces avantages (nourriture, logement, voiture de fonction, nouvelles technologies...) font l'objet d'évaluations forfaitaires minimales publiées chaque année par l'administration.

La fourniture de la nourriture par l'employeur à ses salariés est un avantage en nature assujetti aux cotisations, sauf pour les salariés en déplacement professionnel. La participation à des repas d'affaires dûment justifiés ne constitue pas un avantage en nature, sauf abus manifeste.

Les montants indiqués ci-dessous sont des montants minima. Autrement dit, un commun accord entre l'employeur et le salarié, une convention collective ou un accord de salaires dans une branche d'activité peut prévoir des chiffres supérieurs. Dans ce cas, ce sont ces chiffres qu’il convient d’utiliser pour la constitution de la base de calcul.

Barèmes de l'avantage en nature nourriture

Lorsqu’un employeur met gratuitement à la disposition d'un salarié une habitation dont il est propriétaire ou locataire, il doit évaluer un avantage en nature logement et le soumettre au paiement des cotisations de sécurité sociale.

En revanche, lorsqu’il prend en charge directement le loyer du salarié (bail locatif au nom du salarié), cette prise en charge doit être analysée comme un avantage en espèces et non pas comme un avantage en nature. Dans ce cas, l’ensemble des sommes pris en charge pour le compte du salarié, qu’il s’agisse d’un remboursement ou d’un paiement direct du loyer, devra être soumis au paiement des cotisations de sécurité sociale.

Les modalités d’évaluation de l’avantage en nature logement peuvent varier selon l’option exercée par l’employeur. L'employeur a le choix entre une évaluation forfaitaire ou un calcul à partir de la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation.

Barèmes de l'avantage en nature logement

Exemple

La rémunération d'un salarié est composée d'un salaire mensuel brut de 2 900 € et de la jouissance d'un logement de 3 pièces.

Sachant que le plafond de la Sécurité Sociale 2012 est de 3 031 € par mois, le salarié se trouve dans la tranche de 0,9 à moins de 1,1 plafond (2 900 / 3 031 = 0,956 plafond).

L'avantage en nature logement correspond ici à 3 pièces valorisées à hauteur de 102,30 € chacune, soit un montant total de 3 x 102,30 € = 306,90 €

L’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature qu’il s’agisse d’un véhicule dont l’employeur est propriétaire ou locataire.

Lorsque le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés, le salarié ne dispose pas en permanence du véhicule. L’avantage en nature, résultant de l’utilisation éventuelle à titre privé la semaine, pourra être négligé lorsque l’utilisation du véhicule pendant la semaine (trajets domicile- travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels effectuées à l’aide du véhicule.

L’avantage en nature véhicule devra être évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait.

ÉVALUTION DE L'AVANTAGE SUR LA BASE DES DÉPENSES RÉELLEMENT ENGAGÉES

Dans le cas d’un véhicule acheté, l’évaluation s'effectue sur la base des dépenses engagées pour le compte du salarié. Ces dépenses comprennent les éléments suivants :

• l’amortissement de l’achat du véhicule, toutes taxes comprises, sur 5 ans à hauteur de 20% par an, ou à hauteur de 10% par an si le véhicule a plus de 5 ans,

• l’assurance et les frais d’entretien (révisions, changement de pneumatiques, vidanges, etc.) toutes taxes comprises,

• le cas échéant, les frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.

L’évaluation est calculée en proratisant le nombre de kilomètres parcourus annuellement (ou pendant la durée de mise à disposition en cours d’année) pour l’usage personnel par le nombre de kilomètres parcourus annuellement par le véhicule mis à disposition de façon permanente.

Dans le cas d’un véhicule loué ou en location avec option d’achat, l’évaluation se fait à partir du coût global de la location, de l’entretien et de l’assurance toutes taxes comprises, et, le cas échéant, des frais de carburant utilisé pour l’usage privé et payé par l’employeur.

L’évaluation est proratisée à partir des factures prouvant le nombre de kilomètres parcourus annuellement (ou pendant la durée de mise à disposition en cours d’année) pour l’usage personnel et le nombre de kilomètres parcourus annuellement par le véhicule mis à disposition de façon permanente.

Exemple

Un salarié utilise seul et de façon permanente un véhicule acheté et mis à sa disposition par son employeur depuis début 2009. Le salarié parcourt 30 000 km par an, dont environ 3 000 km à titre privé. Le véhicule a été acheté le 01/10/2008 pour un montant de 17 500 € TTC. Le montant de l'assurance et des frais d'entretien du véhicule s'élève à 950 € par an. Quel sera le montant de son avantage en nature véhicule pour 2009 ?

Montant de l'amortissement : 17 500 € x 20 % = 3 500 €

Montant de l'assurance et des frais d'entretien = 950 €

Montant de l'avantage en nature 2009 = (3 500 + 950) x 3000 / 30 000 = 445 €

ÉVALUATION DE L'AVANTAGE AU FORFAIT

Dans le cas d'un véhicule acheté de moins de 5 ans, l’évaluation de l’avantage se fait sur la base de 9 % du coût d’achat du véhicule TTC lorsque le salarié l'utilise en permanence et paie ses frais de carburant. Si le véhicule a plus de 5 ans, la base d’évaluation est de 6 % du coût d’achat TTC.

Lorsque l’employeur paie le carburant, l’évaluation de l'avantage se fait soit sur la base de 9 % du prix d’achat du véhicule de moins de 5 ans (ou 6 % si plus de 5 ans) auxquels s’ajoutent les dépenses de carburant, soit à partir d’un forfait global de 12 % du coût d’achat du véhicule ou de 9 % si le véhicule a plus de 5 ans.

Dans le cas d'un véhicule loué ou en location avec option d'achat, l'évaluation de l'avantage résultant de l'usage privé est effectuée sur la base de 30 % du coût annuel comprenant la location, l'entretien et l'assurance.

Lorsque l'employeur paie le carburant, l'évaluation se fait soit à partir des 30 % auxquels s'ajoutent les dépenses de carburant réellement engagées pour l'usage privé, soit sur la base d'un forfait de 40 % du coût total annuel comprenant la location, l'entretien, l'assurance et le carburant.

Exemple

Un salarié utilise de façon permanente un véhicule de location avec option d'achat mis à sa disposition par son employeur, qui paie les frais de carburant. Le prix de la location annuelle du véhicule revient à 6 000 € TTC. Le montant annuel de l'entretien et de l'assurance s'élève à 950 €. Quel sera le montant de son avantage en nature véhicule pour 2009 ?

Montant de l'avantage en nature 2009 = ((6 000 + 950) x 40% = 2 780 €

 
Lorsque l'employeur met à la disposition permanente d'un salarié, des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication dans le cadre de l'activité professionnelle du salarié, l'avantage en nature résultant de l'utilisation privée est évalué, sur option de l'employeur, sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d'un forfait annuel estimé à 10 % de son coût d'achat ou, le cas échéant, de l'abonnement, toutes taxes comprises.

Dans le cas particulier où l’entreprise produit ou commercialise les outils NTIC mis à disposition, l’évaluation doit tenir compte de la réduction tarifaire dont le salarié aurait pu bénéficier s’il avait acheté l’outil à son entreprise (dans la limite de 30% par rapport au prix public TTC).

Exemple

Un salarié travaille pour un fabricant de téléphone portable, et son employeur met à sa disposition permanente un modèle fabriqué par l'entreprise, dont le prix public est de 450 euros TTC. L'employeur accorde une remise de 50 % au salarié pour un montant de 225 euros. Cette remise tarifaire est prise en compte dans la limite de 30% du prix public TTC, qui correspond limite admise par les textes.

En conséquence, il convient de limiter la prise en compte de cette remise à hauteur de 30%, soit un montant de 135 euros. La valeur d'acquisition qui sert de base à l'évaluation de l'avantage en nature est donc de 450 – 135 = 315 €. L'avantage en nature évalué forfaitairement est égal à 315 € x 10 % = 31,5 euros.