Depuis le 13 mai 2009 – date de promulgation au Journal Officiel de la loi « de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures » (article 26) - les employeurs peuvent remettre des bulletins de paie électroniques à leurs salariés, après avoir obtenu leur accord. Les données devront être archivées pendant au moins cinq ans et leur intégrité garantie.

Qu’est ce que le bulletin dématérialisé (ou bulletin de paie électronique) ?

Lors de chaque versement de rémunération, l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié un bulletin de paie, que ce soit en main propre ou par voie postale. Il existe désormais une autre possibilité : la remise sous forme dématérialisée sur un support électronique.

Ce bulletin de paie électronique comprend les mêmes mentions obligatoires qu’un bulletin classique (nom de l’employeur, adresse, numéro d’immatriculation, code APE, numéro Siret, convention collective applicable, etc.). Sa seule particularité est d’être sous forme électronique.

Quelle est la valeur juridique du bulletin de paie dématérialisé ?

Selon la Sénatrice Annie David, « le bulletin de salaire peut être émis sous forme d’écrit électronique, et ce depuis la loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, qui a totalement libéralisé l’écrit dématérialisé en France, pour se mettre en conformité avec les textes européens ». C'est la raison pour laquelle, sur le plan juridique, la remise d'un bulletin de paie sous forme électronique est possible.

Par ailleurs, conformément à l'article 1316-3 du Code civil, un document sous forme électronique a la même force probante qu’un écrit sur papier dès lors que la personne dont il émane est identifiée et qu’il est établi et conservé dans des conditions permettant d’en établir l’intégrité.

Par conséquent, à partir du moment où l’employeur fait figurer sur le bulletin dématérialisé les mentions obligatoires imposées par les articles R. 3243-1 à R. 3243-6 du Code du travail, l’écrit reçoit toute sa valeur juridique.

L’employeur peut-il imposer le bulletin dématérialisé aux salariés ?

Non. L’article L.3243-2 du Code du travail précise que l’accord du salarié est une condition sine qua none de la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. La remise d'un bulletin de paie sous une forme dématérialisée est possible à condition que l'employeur recueille l'accord individuel de chacun des salariés concernés.

Ainsi, le recours à la dématérialisation des bulletins de paie dans l'entreprise ne peut pas être automatiquement étendu à l'ensemble du personnel sans que l'accord express de chacun des salariés n'ait été exprimé.

Quelles sont les obligations de l’employeur dans la mise en place des bulletins dématérialisés ?

L'employeur se doit de garantir l'intégrité des données contenues dans le bulletin de paie remis sous forme dématérialisée. Autrement dit, le bulletin doit être infalsifiable. Pour ce faire, le bulletin de paie doit être remis dans des conditions qui empêchent toute modification ultérieure du contenu.

Il s'agit là de la principale difficulté pour les entreprises. Afin de respecter cette condition, l'employeur est obligé de se doter de matériels et de logiciels informatiques suffisamment sécurisés, et par conséquent de faire appel à des sous-traitants spécialisés dans les systèmes de signature électronique, d’horodatage ou de « coffre-fort électronique ».

Il appartient également à l'employeur de conserver un double des bulletins de paie électroniques pendant une durée d'au moins cinq ans. Cette obligation est similaire à l'obligation existante en matière de bulletins de paie « papier ».

L'employeur se doit de respecter toutes ces conditions afin de mettre en œuvre les bulletins de paie électronique dans son entreprise.

Le comité d’entreprise (CE) doit-il être consulté sur la mise en place du bulletin dématérialisé ?

Il n’y a aucune obligation de consulter le CE dans la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. Il ne s’agit ni d’une décision touchant à la bonne marche de l’entreprise, ni de l’introduction d’une nouvelle technologie ayant des répercussions sur le travail des salariés. Toutefois, nous vous conseillons tout de même de l’en informer.

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