Tous les ans, les managers opérationnels sont sommés de transmettre à leur DRH une évaluation de chacun de leurs collaborateurs, établie au cours d’un entretien. Celle-ci permet de dresser le bilan de l’année écoulée et sert d’instrument de pilotage pour la politique des ressources humaines. Pourtant le dispositif ne plaît pas à tous, et beaucoup le vivent comme une corvée inutile. Managers comme managés cherchent encore leurs marques dans cet exercice nouveau qui, mal conduit, cristallise l’inconfort et le mécontentement des salariés et des responsables hiérarchiques. Afin de vous y préparez au mieux, voici un récapitulatif des bonnes et des mauvaises pratiques en la matière.

Petit florilège des erreurs à ne surtout pas commettre

Dans la réalité, les entretiens annuels d’évaluation sont souvent ratés car ils ne respectent pas certaines règles de base, à savoir la disponibilité des acteurs, la fixation d’objectifs clairs et partagés de tous, ainsi que la prise en considération des demandes adressées. En l’absence de ces trois conditions réunies, ils ne sont effectivement d’aucune utilité. Pour vous aider à appréhender concrètement ces règles, voici une vidéo présentant cinq erreurs à ne surtout pas commettre. Saurez-vous les repérer ?

Suite au visionnage de cette vidéo, vous connaissez désormais ce qu’il ne faut pas faire lors d’un entretien annuel d’évaluation. Reprenons les erreurs dans l’ordre :

1/ Un accueil bâclé : la préparation et l’accueil sont ici catastrophiques, avec un manager qui a oublié le rendez-vous, qui ne trouve plus le dossier de son collaborateur, qui n’a pas du tout préparé l’entretien, qui essaye d’en finir au plus vite en disant « poufff… on règle ça dans la demi heure », qui interrompt l’entretien pour répondre au téléphone…Comme l’illustre ici la vidéo, les managers sont souvent surchargés par leur mission opérationnelle et ils ne prennent pas le temps de préparer ces entretiens. Ainsi, certains s’y prennent la veille au soir et convoquent les candidats au dernier moment, alors que d’autres encore le casent dans les trous de leur emploi du temps, et pire, certains managers ne s’encombrent même plus d’une rencontre physique en lui préférant les échanges de mail.

2/ Un bilan partial et subjectif : nous assistons ici à un quasi monologue de la part du manager, agrémenté de piques humiliantes sur l’attitude du salarié au cours de l’année écoulée. Le manager fait ici davantage appel à ses impressions qu’à des faits, et à ses perceptions qu’à des chiffres. En effet, le manager ne dispose d’aucune donnée chiffrée, précise ou objective pour confirmer « son ressenti ». Par conséquent, le bilan dressé est ici totalement partial, subjectif, déconnecté des réalités, et ne peut en aucun cas être partagé par le managé, qui subit cette avalanche de « compliments ». Ceci est la conséquence d’un bilan qui ne prend absolument pas en compte le travail fourni durant l’année écoulée, mais qui se base uniquement sur la dimension comportementale du managé et de son évolution au sein de la société. L’évaluation du travail réalisé est totalement absente de ce bilan !

3/ « Tes attentes attendront » : dans cet extrait, les attentes du collaborateur sont rapidement balayées d’un revers de main par le manager, qui revient naturellement à ses propres objectifs. Il ne s’intéresse absolument pas à l’évolution possible du managé dans son poste, dans son service et dans son métier. Cette absence totale d’écoute illustre la mauvaise relation établie entre le manager et le managé. Menée tambour battant, cette partie de l’entretien donne le sentiment au managé de ne pas avoir son mot à dire et d’avoir affaire à un simulacre d’échange. La conséquence immédiate de cette attitude est le découragement du managé qui ne sachant plus quoi faire pour être entendu de son manager rend les armes. Sa motivation et sa loyauté futures en seront très certainement durablement affectées.

4/ Des objectifs flous et fantaisistes : après avoir totalement ignoré ses attentes, le manager oblige le managé à se fixer lui-même ses propres objectifs : « …mais avant de te parler de tes objectifs, qu’est ce que tu attends de cette année ? ». Il inverse ici complètement les rôles, ce qui lui permet de démonter une à une les propositions du managé. Ensuite, il lui fixe des objectifs inaccessibles, certaines étant inutiles et démotivants. Il se contente de reprendre les objectifs flous et fantaisistes de l’année passée, sans tenir compte un seul instant des attentes professionnelles du managé et sans lui fournir les moyens nécessaires à sa réussite professionnelle (temps, moyens matériels, formation…). Les objectifs fixés ici par le manager sont imprécis, non mesurables, mal délimités dans le temps, pour certains indirectement liés aux missions du managé, et enfin peu représentatifs des priorités de la société. Bref, c’est un zéro pointé !

5/ Aucune suite envisagée : l’entretien est conclu sans aucune précision sur les suites éventuelles, sur le suivi, les moyens, les perspectives futures… Le manager se contente ici de faire des promesses quant au suivi possible du salarié, mais ne lui en réalité qu’un simple rendez-vous dans les semaines à venir, soit autrement dit pour l’année prochaine.

En définitive, la vidéo ci-dessus illustre parfaitement ce que ne doit pas être un entretien d’évaluation, à savoir artificiel, chronophage, éprouvant émotionnellement, déconnecté des réalités quotidiennes…Afin de ne pas aboutir à ce désastre, la solution consiste à mettre en pratique certaines règles simples.

Comment réussir son entretien annuel d’évaluation ?

La recette miracle n’existe pas en matière d’entretien d’évaluation. Cependant, il est possible de lever certaines difficultés inhérentes à cet exercice avec du bon sens et en respectant les  cinq moments clés de l’entretien d’évaluation.

Un moment de recul et de bilan

Cette phase de préparation de l’entretien est très importante. Elle constitue l’un des rares moments dans la vie des organisations qui permet de se poser et de faire le bilan de ce que l’on a fait et de ce qui s’est passé durant l’année écoulée. Managers et salariés ont donc tout intérêt à mettre ce moment à profit. De son côté, le salarié évalué se livrera à une autoévaluation la plus critique et la plus objective possible de son travail, alors que son supérieur hiérarchique fera quant à lui appel aux données les plus objectives possibles pour évaluer l’implication et les efforts fournis par le salarié pendant un an. Ainsi, le manager s’appuiera sur des chiffres plutôt que sur des perceptions, et sur des faits tangibles plutôt que des impressions. A ce titre, il est préférable d’éviter de se référer ou de se focaliser sur une erreur commisse par le salarié la semaine précédente, car elle traduit inéluctablement un manque de recul de votre part.

Un moment de dialogue et d’échange

Si le bilan est préparé sérieusement et sincèrement des deux côtés, il permettra de nourrir l’échange pendant l’entretien. Le but de cet échange est de mieux comprendre ce qui s’est bien ou moins bien passé durant l’année écoulée, en identifiant à chaque fois ce qui relève de l’évalué, du manager et/ou des conditions externes : moyens matériels, humains, financiers, fonctionnement de l’entreprise, organisation du travail… Afin de favoriser au maximum le dialogue, vous devez choisir un endroit calme où vous serez à l’abri de toutes interruptions (téléphone, fax, mails, photocopieur, machine à café, collaborateurs, clients…) et  vous devez être disponible en prévoyant au minimum une heure d’entretien. Ensuite, en tant que manager, c’est à vous de débuter l’entretien en rappelant la finalité de celui-ci et en précisant son déroulement. Dès cet instant, vous devez construire un climat de confiance propice au bon déroulement de l’entretien d’évaluation, sans pour autant tomber dans le piège du  « copinage ». Pour ce faire, vous pouvez débuter l’entretien en évoquant la réalité quotidienne du poste tenu par le salarié afin qu’il s’exprime sur le sujet.

Un moment d’évaluation

Durant l’entretien, le supérieur hiérarchique donne au salarié un retour étalonné sur ce qui a été réalisé au regard des objectifs initialement fixés. Cette évaluation doit permettre au salarié d’identifier ce qu’il a bien et moins bien fait dans son travail, et partant, de s’améliorer. C’est précisément ici que la stratégie du « copinage » est dangereuse pour le manager, car elle peut subjectiver l’évaluation initiale du salarié. Autrement dit, le côté sympa d’un salarié peut lui permettre de passer haut la main son entretien d’évaluation, alors même que son travail est tout juste satisfaisant, voire insuffisant. Afin d’éviter ce piège, le manager doit en priorité s’attacher à des critères objectifs et évaluer la qualité du travail fourni, en lieu et place du comportement du salarié. Cette évaluation aboutit logiquement à l’analyse approfondie des succès et des échecs du salarié dans son poste, le tout dans une démarche constructive, qui aboutit à l’établissement d’un plan d’action adapté au salarié, afin de l’aider à surmonter ses difficultés.

Un moment de fixation d’objectifs

L’entretien d’évaluation est un travail commun d’identification et d’explication des priorités que l’on se donne pour l’année à venir. Il sert à définir des objectifs précis en fonction de l’activité attendue du salarié.  Le trop étant l’ennemi du bien, le maximum doit rester de six objectifs par an. Les objectifs sont souvent quantitatifs, mais peuvent être également rédigés sous la forme d’actions simples (ex : faire ceci, faire cela…). Attention toutefois à suffisamment préciser vos attentes. Par exemple, « améliorer la satisfaction client » est un objectif flou, alors que « faire baisser le nombre de lettres de réclamation émanant des clients de 15% » est un objectif précis répondant aux critères des méthodes ARDIS, CLAIR ou SMART. Ces méthodes permettent de vérifier que les dimensions essentielles des objectifs n’ont pas été oubliées.

• Les objectifs ARDIS sont Acceptés, Réalistes, Datés, Intelligents, et Stimulants ;
• Les objectifs CLAIR sont Contrôlables, Limités, Ambitieux, Inhérents, et Représentatifs ;
• Les objectifs SMART sont Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes, et Temporels.

Un moment d’exploration

L’entretien d’évaluation est enfin un moment privilégié où le salarié doit pouvoir exprimer librement ses aspirations, ses envies et ses projets à court et moyen terme. S’il est effectué dans un climat de confiance et d’ouverture, des idées innovantes, prodigieuses ou surprenantes peuvent naître et des talents cachés se révéler. C’est un moment unique pour s’ouvrir à la nouveauté, mais pour y parvenir, le manager doit avant tout écouter et proposer des solutions ajustées aux exigences de l’entreprise et aux attentes du salarié (modification du contrat de travail, ajustement du poste de travail, révision de la fiche de poste, évaluation des besoins de formation…). Cette démarche montrera toute l’importance que vous accordez à l’entretien annuel d’évaluation et en fera un véritable outil d’évolution de l’entreprise et de ses salariés.