Outil GPEC : piloter la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

« Les métiers d’aujourd’hui ne sont pas les métiers de demain ». Cette phrase, très populaire dans les bureaux RH, est le reflet des changements observés dans les entreprises modernes. Le changement progressif des besoins clients nécessite de nouvelles compétences dans les entreprises.

Face à ces mutations, les RH doivent désormais trouver des profils spécifiques ou améliorer les compétences des employés déjà en activité. L’objectif est de disposer de collaborateurs capables de répondre aux besoins présents et futurs de l’entreprise. C’est justement pour atteindre cet objectif que la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) a été mise en place.

C’est un procédé qui cherche à harmoniser, à court et à moyen terme, les emplois, les effectifs et les compétences. Toutefois, pour des raisons pratiques, ce procédé est relativement difficile à exécuter. Pour y arriver, les entreprises doivent utiliser un outil GPEC spécialement conçu par un éditeur SIRH. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le fonctionnement et les avantages de ce type d’outil.

Les outils GPEC : des solutions sur mesure pour conduire la croissance des entreprises

D’après les chiffres de l’INSEE, 1,1 million d’entreprises ont été créées au cours de l’année 2024. Certes, ces nouvelles entreprises devront faire leurs preuves avant de conquérir une part du marché. Pour autant, ce sont autant de nouveaux acteurs qui viennent dynamiser des secteurs d’activités déjà ultra-concurrentiels.

Plus que jamais, les entreprises doivent adopter des solutions concrètes pour optimiser leurs performances. Un outil GPEC est une solution tout-en-un qui offre une vision complète des compétences présentes et nécessaires à la croissance d’une entreprise.

L’identification des compétences

Les fonctionnalités des outils GPEC varient en fonction des éditeurs SIRH. Toutefois, les plateformes de gestion les plus performantes du secteur proposent différentes solutions pour évaluer les compétences déjà présentes dans l’entreprise.

Elles proposent notamment l’élaboration d’un référentiel et la création d’une cartographie visuelle. Le référentiel recense les fiches de poste des différents métiers de l’entreprise et les compétences qui y sont associées. Il complète la cartographie visuelle, un graphique qui met en évidence les compétences déjà présentes au sein de l’organigramme de l’entreprise.

L’anticipation des besoins

Pour les RH, les managers et les dirigeants, la cartographie visuelle est une mine d’information. Elle permet d’identifier les compétences disponibles, mais surtout de déterminer celles qui manquent pour l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Ces données deviennent alors décisives pour anticiper les besoins.

Lorsqu’une compétence fait défaut, les entreprises choisissent généralement d’accompagner certains collaborateurs dans l’obtention des compétences requises. Dès lors, le logiciel GPEC propose des formations adaptées à une montée en compétence.

Cependant, il est tout à fait possible que les compétences requises pour une mission spécifique soient déjà disponibles dans l’organigramme de l’entreprise. Dans ce cas, le logiciel GPEC se charge de recommander les profils qui disposent des aptitudes techniques et transversales nécessaires. Il favorise ainsi la mobilité interne et participe à l’amélioration des conditions de travail.

Comment utiliser efficacement les outils GPEC dans votre entreprise ?

Les logiciels GPEC n’ont pas pour vocation de remplacer les RH. Ce sont des outils conçus pour améliorer la gestion du personnel, la gestion des talents et pour répondre à des besoins spécifiques. Par conséquent, leur utilisation implique de définir des objectifs clairs et de suivre un processus rigoureux.

Étape 1 : la définition des objectifs

Grâce à leurs fonctionnalités, les outils GPEC permettent aux RH et aux dirigeants d’entreprise d’atteindre de nombreux objectifs. Ils offrent notamment la possibilité :

• d’évaluer les profils pour anticiper les besoins ;
• d’améliorer l’engagement des salariés grâce à une meilleure mobilité interne ;
• d’optimiser les processus RH ;
• et de réduire les écarts de compétence entre les collaborateurs.

Cependant, il est relativement difficile d’atteindre simultanément plusieurs objectifs. Pour une entreprise de 4, 300 ou 1000 salariés, il est nettement plus efficace de progresser en fonction des besoins et d’établir des priorités.

Étape 2 : la création d’une base de données

Après avoir défini les objectifs, le RH doit procéder à la création d’une base de données. Cette étape sensible consiste à insérer les données du personnel dans le logiciel GPEC. Ces informations serviront alors à créer un référentiel des métiers et une cartographie visuelle.

Dans les faits, le manager ou le responsable Rh doit créer des postes puis insérer les missions et les compétences qui y sont associées. Ensuite, il faudra produire des fiches de poste et des profils collaborateurs en fonction des services, des équipes et de la hiérarchie.

La création d’une telle base de données est une tâche longue et éprouvante. La moindre erreur pourrait entraîner de graves conséquences dans les analyses prédictives RH. En conséquence, elle doit être réalisée avec minutie. Au besoin, le responsable peut déléguer la création des profils collaborateurs aux managers et chefs d’équipe pour fluidifier le travail.

Étape 3 : l’exploitation des fonctionnalités du logiciel GPEC

La base de données alimente le logiciel GPEC. Grâce à ces informations, il peut désormais centraliser les compétences disponibles et mettre en évidence les écarts qui existent avec les besoins futurs de l’entreprise.

Cette analyse permet de mettre en place des actions RH concrètes. Concrètement, le manager ou le responsable RH peut organiser des évaluations de collaborateurs pour juger leurs compétences. En fonction des observations réalisées, il peut programmer des formations pour une montée en compétence.

De plus, lorsque les compétences recherchées sont absentes, les dirigeants de l’entreprise ont la possibilité de lancer un recrutement externe. Cette solution permet d’insérer des compétences spécifiques.

À terme, ces différentes actions permettent de placer les bons profils aux postes adéquats à des moments charnières pour améliorer les performances de l’entreprise. Mais plus importants, ils renforcent les compétences des salariés améliorant ainsi leur engagement et leur fidélité.

Étape 4 : Analyse et suivi

La création d’une base de données optimise le fonctionnement du logiciel GPEC. Mais, elle doit être accompagnée d’un suivi approfondi. Par exemple, le RH doit actualiser les référentiels et les profils de collaborateurs en fonction des formations qu’ils suivent et des compétences qu’ils obtiennent.

Il faut aussi ajuster les parcours et les formations en fonction des défis et des changements dans l’entreprise. Enfin, l’évaluation en temps réels des actions observés permet d’apprécier leur efficacité sur le rendement et l’engagement des collaborateurs.