Annuler un entretien d’embauche par email : Conseils et bonnes pratiques

Pour diverses raisons, il peut arriver que vous deviez annuler un entretien d’embauche. Dans cette situation délicate, la manière de le faire est primordiale afin de ne pas compromettre vos relations professionnelles avec l’entreprise ou l’éventualité d’être reconsidéré pour un autre poste. Envoyer un email pour annuler un entretien d’embauche est souvent le moyen privilégié pour y parvenir. Découvrez comment rédiger cet email de manière professionnelle.

Trouver les mots justes pour exprimer votre situation

Lorsque l’on doit annuler un entretien d’embauche, on peut se retrouver dans une situation inconfortable. Cependant, trouver les mots justes pour expliquer votre besoin d’annulation est essentiel. Il convient alors d’être clair sur la nature des circonstances qui vous obligent à reporter ou annuler celui-ci, sans entrer dans les détails trop personnels.

Communiquer votre report ou annulation dans les meilleurs délais

Une fois que vous savez que vous ne pourrez assister à l’entretien d’embauche, il est important d’informer rapidement le recruteur de votre situation. Cette transparence permettra au recruteur de prendre les dispositions nécessaires pour pallier votre absence. D’une autre part, cela laisse suffisamment de temps pour contacter d’autres candidats et éviter ainsi de gaspiller du temps précieux pour l’entreprise.

Rédiger un email professionnel

Pour annuler ou reporter un entretien d’embauche, l’email est généralement la méthode préférée. Il vous faut donc rédiger un email bien structuré et écrit dans un langage poli et professionnel.

Utiliser l’adresse e-mail appropriée

Assurez-vous de répondre à l’adresse qui vous a envoyé l’invitation à l’entretien. Dans certains cas, plus spécifiquement lorsque votre contact est avec une agence de recrutement, veillez à communiquer également avec le recruteur en charge du poste.

Cela permet de garantir une communication transparente et alignée sur les processus, soulignant ainsi l’importance de travailler avec un cabinet de recrutement peut optimiser le suivi de votre candidature et renforcer votre professionnalisme.

Choisir un objet clair et précis

Puisqu’il s’agit d’un email professionnel, veillez à choisir un objet d’email clair et précis pour annoncer que vous devez annuler ou reporter l’entretien. Par exemple :

« Demande de report – Entretien [intitulé du poste] – [Votre nom] »

« Annulation de l’entretien [intitulé du poste] – [Votre nom] »

Utiliser une formule de politesse adéquate

Dans les premières lignes de votre email, prenez soin de bien saluer le destinataire par son titre (Monsieur, Madame) et son nom de famille. Commencez votre mail par une phrase courtoise, telle que :

« Je vous remercie pour l’opportunité de passer un entretien pour le poste de [intitulé du poste]. »

Exprimer clairement votre demande

Dans cette partie, vous devez expliquer sans tarder que vous ne pourrez pas assister à l’entretien. Dans le cas d’une annulation :

« Malheureusement, je suis confronté(e) à une contrainte imprévue et je dois, par conséquent, annuler l’entretien prévu le [date] à [heure]. »

Dans le cas d’un report :

« En raison d’un imprévu personnel/engagement professionnel, je suis dans l’impossibilité de me rendre à l’entretien prévu le [date] à [heure], et je souhaite demander si un report est possible. »

Proposer des disponibilités pour un nouvel entretien

Lorsque vous demandez un report, proposez quelques créneaux où vous serez disponible afin de faciliter la reprogrammation. Par exemple :

« Je serais ravi(e) de convenir d’une nouvelle date pour notre entretien. De mon côté, je suis disponible les jours suivants : … »

S’excuser et exprimer sa gratitude

Pour conclure votre email, assurez-vous présenter vos excuses pour le désagrément causé et de réitérer votre intérêt pour le poste en question. Par exemple :

« Je tiens à m’excuser pour ce changement de dernière minute et j’espère que cela n’aura pas trop perturbé votre emploi du temps. Je reste très intéressé(e) par le poste de [intitulé du poste] et j’apprécie sincèrement votre considération pour ma candidature. »

Enfin, terminez votre email par une formule de politesse appropriée, telle que :

« Cordialement » ou « Bien sincèrement »

Comment annuler un entretien d’embauche ?

Explorez des conseils pratiques pour gérer cette situation délicate de manière professionnelle, comprendre les étapes clés et minimiser les impacts potentiels sur votre réputation professionnelle.

Suivre l’évolution de la situation

Dans les jours qui suivent l’envoi de votre mail, assurez-vous de vérifier régulièrement vos emails afin de ne pas manquer une réponse du recruteur. Sachez qu’il est possible que celui-ci vous propose une nouvelle date pour l’entretien, mais aussi qu’il accepte votre annulation sans nécessairement reporter.

En résumé, lorsqu’on doit annuler un entretien d’embauche, il est impératif de hiérarchiser la communication avec le recruteur de manière professionnelle et respectueuse. Un email bien structuré et rédigé proprement montre une image sérieuse et responsable de vous-même.