Comment confirmer vos disponibilités : Conseils pour une communication efficace

Comment confirmer vos disponibilités : Conseils pour une communication efficace

2024-03-17 Non Par Gisele

La confirmation de vos disponibilités est une étape déterminante pour le bon déroulement de votre planification et la réussite de vos projets. En effet, il s’agit d’une étape qui contribue à la fluidité de la communication au sein d’une équipe, mais aussi avec les clients, les fournisseurs et autres partenaires. Cet article vous donnera quelques conseils pour confirmer vos disponibilités de manière claire, précise et efficace.

Trouver un moyen de communication adapté

Pour confirmer vos disponibilités, assurez-vous de choisir un canal de communication approprié en fonction des habitudes de votre interlocuteur et du contexte professionnel dans lequel vous vous trouvez. Voici quelques exemples de moyens de communication :

Email

L’email reste le moyen de communication le plus couramment utilisé en entreprise. Il permet de transmettre des informations de manière asynchrone, c’est-à-dire sans que l’émetteur et le destinataire aient besoin d’être disponibles au même moment. Les disponibilités peuvent donc être confirmées via email en envoyant un message précisant les dates et créneaux horaires concernés.

Messagerie instantanée ou chat

Les messageries instantanées (comme Slack ou Microsoft Teams) sont également très pratiques pour confirmer vos disponibilités rapidement et de manière réactive. Vous pouvez ainsi envoyer un message directement à la personne concernée ou, si vous préférez, créer un fil de discussion dédié à la gestion des disponibilités dans un groupe.

confirmer sa disponibilité

Réseaux sociaux professionnels

Les réseaux sociaux tels que LinkedIn ou Viadeo peuvent être utilisés pour confirmer vos disponibilités dans un contexte plus informel. Vous pouvez ainsi partager votre calendrier professionnel sur ces plateformes afin de permettre à vos contacts de voir rapidement vos créneaux libres.

Outils de gestion de projet

Pour une communication optimale au sein d’une équipe travaillant sur un projet commun, l’utilisation d’outils de gestion de projet (comme Trello ou Asana) est fortement recommandée. Ces outils permettent notamment de centraliser toutes les informations relatives au projet et de faciliter la coordination des différentes tâches à réaliser, dont la confirmation des disponibilités de chacun.

Pour manager une équipe, les meilleures astuces pour réussir incluent l’intégration efficace de ces outils, favorisant ainsi une gestion transparente, collaborative et structurée de chaque projet.

Utiliser un langage clair et précis

Quel que soit le canal de communication choisi, veillez à adopter un langage clair et précis lors de la confirmation de vos disponibilités. Voici quelques conseils à suivre :

Structurer vos phrases

Lorsque vous communiquez vos disponibilités, évitez d’utiliser des phrases trop longues et complexes. Préférez de courtes phrases simples qui transmettent efficacement le message sans risquer de prêter à confusion. Par exemple : « Je suis disponible le mardi 15 juin, de 14h à 17h. »

Indiquer clairement les dates et heures

N’oubliez pas d’indiquer clairement les dates et créneaux horaires concernés afin d’éviter toute ambiguïté. Pensez également à préciser le fuseau horaire si votre interlocuteur est situé dans un autre pays.

Avoir recours aux termes consacrés

Pour faciliter la compréhension de vos disponibilités, n’hésitez pas à utiliser des expressions couramment employées pour indiquer les plages horaires : « en matinée » (de 9h à 12h), « en début d’après-midi » (de 14h à 16h), « fin de journée » (à partir de 17h), etc.

Confirmer régulièrement vos disponibilités

Afin de maintenir une communication fluide et d’assurer le bon déroulement de vos projets, il est recommandé de confirmer régulièrement vos disponibilités. Cette démarche permet en effet de tenir à jour les informations relatives à votre emploi du temps et de prévenir d’éventuels conflits d’agenda.

Mettre à jour votre calendrier professionnel

Prenez le réflexe de mettre à jour régulièrement votre calendrier professionnel, que ce soit sur papier ou sous forme électronique. Cette étape vous permettra de repérer rapidement les créneaux libres et de les communiquer à votre interlocuteur en cas de besoin.

Signaler les modifications de planning

Si votre emploi du temps vient à changer, n’oubliez pas de signaler ces modifications à toutes les personnes concernées. N’oubliez pas de mettre également à jour les informations relatives à votre disponibilité sur les outils de gestion de projet et les réseaux sociaux professionnels.

Gérer les imprévus

Enfin, restez réactif face aux imprévus qui pourraient venir perturber votre planning. Si un événement inattendu vient modifier votre disponibilité, veillez à en informer rapidement vos collaborateurs et partenaires afin de leur permettre de s’adapter en conséquence.

En suivant ces conseils, vous devriez être en mesure de confirmer vos disponibilités de manière claire et efficace, contribuant ainsi à faciliter la communication et l’avancement de vos projets professionnels.