Les différents avantages à tirer de la dématérialisation des dossiers du personnel

Vous entendez souvent parler du terme « dématérialisation du dossier du personnel » et vous désirez en savoir plus ? Sachez que cette pratique offre de nombreux avantages aux sociétés qui l’adoptent.

Si vous désirez en savoir davantage sur cette technique, vous êtes au bon endroit ! Dans cet article, nous vous dévoilons les différents bénéfices que cela apporte aux entreprises.

1- Des relations optimisées

Il faut savoir que la dématérialisation dossier du personnel permet avant toute chose de simplifier et d’améliorer les relations entre le service RH et les employés. Et cela concerne notamment les questions administratives qui optimisent la communication entre les deux parties.

De plus, cette pratique donne également l’opportunité aux collaborateurs d’acquérir beaucoup plus d’autonomie, que cela concerne l’impression des bulletins de salaire ou encore des demandes de certificats ou d’autorisations. Ce qui entraîne bien évidemment une plus grande satisfaction au travail.

2- Un meilleur suivi de la loi

Sachez également que le fait de passer au numérique les dossiers des salariés permet aux sociétés d’assurer un meilleur respect du cadre juridique actuel en concordance avec le RGPD et la loi El Khomri. En d’autres termes, les entreprises profitent donc d’une meilleure gestion des dossiers tout en respectant une confidentialité stricte avec un stockage sécurisé.

Tous ces points leur permettent surtout d’optimiser les processus RH et de faciliter le travail des équipes RH afin de profiter d’un gain de temps considérable et une meilleure productivité. Par ailleurs, sachez d’ailleurs que parmi tous les dossiers du personnel, le bulletin de salaire fait l’objet de la dématérialisation.

En effet, cela permet d’assurer une traçabilité, de gagner du temps, et d’assurer la confidentialité, la fluidité des accès et la sécurité des documents. Dans ce contexte, le bulletin de paie signé électroniquement est envoyé dans le coffre-fort sécurisé et personnel de chaque employé.

Ce dernier reste accessible en permanence grâce à un système d’archivage électronique qui le conserve pendant au moins 50 ans. Si un personnel quitte alors votre société, celui-ci pourra toujours accéder à ses bulletins de salaire où qu’il soit.

3- Une meilleure productivité

Outre ces points cités plus haut, sachez que la dématérialisation du dossier de chaque salarié vous permet de profiter d’une meilleure productivité. En effet, cela vous permet de gagner du temps en retirant les procédures manuelles. Un temps que vous pouvez réinvestir dans d’autres tâches plus importantes dans le secteur des ressources humaines.

Par ailleurs, si en tant que salarié vous avez les droits, vous pouvez facilement accéder à tous vos dossiers avec cette pratique. En somme, la dématérialisation permet alors de transmettre des informations plus rapidement entre le service RH et les employés de la société, contrairement au format manuel et au format papier qui devient plus difficile à appliquer et plus encombrant.

Rapidité, accessibilité aux informations, gain de temps, sécurité et confidentialité des documents, efficacité et bien-être des équipes RH sont donc les points importants à savoir sur ce nouveau dispositif.

Vous l’aurez compris ! Si vous voulez alors optimiser votre processus RH sur tous les points, n’hésitez pas à adopter cette pratique dans votre entreprise. Aujourd’hui, de nombreux outils vous accompagnent dans sa mise en place.